Preguntas y respuestas

Todas las preguntas que nos hacen, en una página.

Las de antes de la llamada, las de la puesta en marcha, las que te harás tú y las que te harán tu cliente y tu equipo, juntas para buscarlas de una vez. Cada una vive en su página y aquí se lee tal cual, con la respuesta honesta: también cuando es «no».

74 preguntas con respuesta
Las mismas que en cada página
Sin registro ni formulario

Sobre PortaliaFlow

Lo que suelen preguntarnos antes de la llamada: si se puede probar solo, qué ven los clientes, con qué se conecta, dónde están los datos y qué no hace.

De la página Página principal: «Lo que suelen preguntarnos.»

¿Puedo probarlo yo solo, sin hablar con nadie?: No. Cada agencia tiene su propia instancia, así que no hay alta automática. Empezamos con una demo guiada y, si encaja, te lo montamos.
¿Mis clientes ven las notas internas del equipo?: No. Las conversaciones internas de una tarea no se muestran en el portal del cliente; el cliente solo ve lo que le corresponde.
¿Y si mi cliente me sigue mandando el OK por WhatsApp?: Puede pasar, sobre todo al principio. Entonces la apruebas tú o el responsable de cuenta desde la propia pieza, y queda registrado con vuestro nombre y la fecha, no con el suyo. Pega su mensaje en los comentarios de la pieza y queda claro de dónde salió ese OK. Los recordatorios paran en cuanto la pieza está aprobada. La siguiente pieza le vuelve a llegar por email, en tu dominio y con los dos botones: pulsar es menos trabajo que escribir. Lo que verá tu cliente, y el mensaje para avisarle
¿Y si en mi cliente aprueban varias personas?: Invitas a cada una con su propio acceso al espacio de ese cliente; todas ven las mismas piezas. Cada aprobación y cada petición de cambios queda con el nombre de quien la hizo y la fecha, así que se ve si el OK vino de marketing o de gerencia, y sus notas quedan en la misma pieza, no en tres chats. Lo que el portal no hace es exigir dos aprobaciones: si en tu cliente decide una sola persona, invita solo a esa, o acuerda por escrito quién aprueba y quién opina antes. Cómo dejarlo por escrito: quién aprueba y cuántas vueltas incluye
¿Y si mi cliente aprueba una pieza y después quiere cambiarla?: Pasa, y el portal no lo impide: lo que hace es que se vea. La aprobación de esa versión queda en el historial con su nombre, la fecha y la versión, y no desaparece porque después pida otra cosa. Si decides hacer el cambio, tu equipo devuelve la pieza con correcciones desde la propia pieza, la nueva entrega es otra versión y la ronda queda numerada detrás de las anteriores: se ve que estaba aprobada y cuántas vueltas lleva desde entonces. Lo que el portal no decide es si esa vuelta entra en lo acordado o se cobra aparte: no factura, y eso se pacta antes. En la guía tienes la regla para dejarlo escrito: una errata, sí; el concepto o el mensaje, pieza nueva. Qué se puede cambiar después de aprobar, por escrito y antes de la primera pieza
¿Y cuando una pieza sale tarde porque el cliente tardó en aprobar? La culpa acaba siendo nuestra.: Eso es justo lo que el portal deja escrito. Cada pieza guarda cuándo se envió a aprobar y con qué plazo, cuándo el cliente aprobó o pidió cambios y quién lo hizo, y cuánto ha estado en cada estado. Los recordatorios que le salieron están en el registro de envíos, con si se entregaron y si los abrió. Y no te enteras al final: la cola de aprobaciones va ordenada por vencimiento, el calendario marca las que se han pasado de plazo y, cuando se agotan los tres recordatorios, el portal avisa al responsable de cuenta y a ti. En el informe ves cuánto tarda cada cliente en aprobar, de media, y cada cifra abre sus piezas. Lo que el portal no hace es posponer la publicación por su cuenta ni decidir de quién fue el retraso: posponer es un botón del equipo, y qué pasa con la fecha se acuerda antes con el cliente. En la guía tienes esa regla y qué hacer cuando no contestan. Qué hacer cuando no contestan: recordatorios, escalado y lo acordado
¿Y mi equipo? Ya tenemos nuestro tablero de tareas y nuestro Drive.: Lo que cambia para tu equipo es dónde entrega: la pieza que el cliente tiene que aprobar se crea en el portal y la versión se sube ahí, en vez de mandarla por chat o email. Solo con eso el cliente recibe su email y la aprobación queda registrada. El flujo paso a paso y el filtro «Me toca» se activan cliente a cliente, cuando queráis; los avisos de atraso, solo si los enciendes. Cada persona ve sus carpetas de Drive desde la Biblioteca si conecta su Google. Lo que no hay: sincronización con otro tablero ni API. Lo que llevéis en otro sitio sigue allí. Lo que verá tu equipo, y las preguntas que te hará
¿Y lo que el cliente no tiene que aprobar? También llevamos campañas, web e informes.: Va al mismo taller. Las tareas que no son piezas para aprobar se llevan en la misma lista o kanban que las demás, con los mismos estados de borrador a completada y agrupadas por persona, en su pestaña «Otras tareas», separada de los contenidos. Cada una cuelga de un proyecto de ese cliente, sea retainer, puntual o interno, y el cliente no la ve: en su portal solo están las piezas que le llegan a aprobar, su calendario y sus ficheros, nunca las tareas del equipo, los costes ni las conversaciones internas. Si una campaña lleva piezas que sí aprueba, como los anuncios, siguen su flujo igual que un reel: hay una plantilla de flujo sugerida para Ads además de la de Contenido. Y para tus freelancers, el coste nace con la tarea pase o no por el cliente, y pasa a «por pagar» al completarla. Lo que no hace: medir resultados de campaña. No se conecta con Meta, Google Ads ni Analytics, y sus informes son de operación: plazos de aprobación, pipeline y atrasos. Lo que ve tu equipo al entrar: lista, kanban y «Otras tareas»
¿Se conecta con Meta, Google Ads o Analytics?: Hoy no. PortaliaFlow se centra en aprobaciones, producción, freelancers y relación con el cliente. Sí se conecta con Google Drive y Google Calendar por usuario.
¿Dónde están mis datos?: En la Unión Europea (Fráncfort), en una instancia dedicada a tu agencia, cifrados y con copia diaria. Si necesitas un contrato de encargo de tratamiento, lo vemos en la llamada.
¿En qué idiomas está?: En español e inglés. Cada usuario elige su idioma y los emails le llegan en el suyo.
¿Publica en redes sociales o genera informes en PDF?: No. El calendario marca cada pieza como publicada cuando tú lo indicas, pero no publica en ninguna red. Los informes se consultan en el portal y se exportan a CSV; no hay PDF.
¿Qué no hace PortaliaFlow, para que no haya sorpresas?: No factura a tus clientes, no tiene app nativa (es web adaptada al móvil), no publica en redes, no se conecta con Meta ni Google Ads y hoy no tiene doble factor ni acceso con Google. Lo que hace, lo hace en una agencia real cada día. La lista completa de lo que no hace

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Lo que te estarás preguntando

Las objeciones que más oímos, cada una con la función real que la responde y, cuando no la hay, con lo que hay en su lugar.

De la página Página principal: «Lo que te estarás preguntando, con la respuesta honesta.»

«¿Esto lo aprobó el cliente o lo entendimos nosotros?»: Cada aprobación queda guardada con nombre, fecha y versión. Si pidió cambios, tuvo que escribir una nota: no hay «ok» ambiguos. Pruébalo: así aprueba tu clienteRegistro de aprobaciones y versiones
«Mis clientes no van a entrar en otra herramienta.»: Reciben un email desde tu remitente con el enlace a la pieza, en tu dominio y con tu logo. Dos botones: aprobar o pedir cambios. Funciona desde el móvil y, si no contestan, el portal les recuerda por ellos. Pruébalo: así avisa el portal cuando tu cliente no contestaPortal con tu marca y recordatorios
«Con un portal tendremos los mismos cambios infinitos.»: Pedir cambios exige una nota, cada ronda queda numerada y cada entrega es una versión. Se ve cuántas vueltas ha dado una pieza y quién las pidió. Pruébalo: así avanza una pieza por tu equipoHistorial de correcciones
«Mi cliente no sabe lo que hacemos por él.»: En su portal ve el calendario del mes, lo planificado para los próximos 30 días, los ficheros compartidos y su salud. Y cada lunes le llega un resumen de su espacio por email. Cómo contárselo cada mes, con o sin portalPortal del cliente y resumen semanal
«¿Migrar nos va a costar semanas?»: No hay nada que importar. Creas un espacio por cliente, invitas a sus personas y empiezas con la siguiente pieza. Lo habitual es arrancar con uno o dos clientes y sumar el resto. Cómo es la puesta en marchaAlta por invitación, espacio por cliente
«¿Y mis datos? ¿Y los de mis clientes?»: Instancia dedicada a tu agencia en la UE: servidor, base de datos y ficheros propios, cifrados, con copia diaria y registro de accesos. No compartes base de datos con nadie. Ver la ficha de seguridad y datosInstancia dedicada en la UE

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Puesta en marcha

Cuánto tarda, si se puede empezar con un solo cliente, qué pasa si uno no quiere entrar en el portal y qué pasa con tus datos si lo dejas.

De la página De la primera llamada a la primera pieza aprobada en tu portal.

¿Cuánto tarda?: Depende de lo rápido que tengamos tu lista y los registros del dominio. No te damos un plazo genérico: te lo decimos en la llamada con tu caso delante.
¿Puedo empezar con un solo cliente?: Sí, y es lo que recomendamos. Creas su espacio, invitas a sus personas y empiezas con la siguiente pieza. El resto de clientes se suman cuando quieras, cada uno con su espacio.
¿Y si un cliente no quiere entrar en el portal?: Puedes aprobar tú en su lugar lo que te haya confirmado por otro canal. Queda registrado con tu nombre, no con el suyo, para que se sepa cómo se aprobó.
¿Mi equipo tiene que dejar lo que usa hoy?: No para empezar. Lo que tiene que estar en el portal es la pieza que el cliente aprueba: se crea, se sube la versión y a él le llega el email. El flujo paso a paso y «Me toca» los activáis cliente a cliente, cuando queráis; los avisos de atraso, solo si los enciendes. No se sincroniza con otros tableros: lo que llevéis fuera sigue fuera, y aquí solo hace falta lo que el cliente ve y aprueba.
¿Puedo cambiar el flujo después de empezar?: Sí. Las plantillas de flujo se editan desde ajustes, por cliente y por paso, y se pueden aplicar a las piezas que estén abiertas.
¿Puedo cambiar los textos de los emails y los recordatorios?: Sí. Cada plantilla se edita en español e inglés, con envío de prueba, y se puede volver a la de serie. Los tres recordatorios de aprobación se configuran en horas.
¿Qué pasa con mis datos si lo dejo?: La instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios, sin mezclar con otras agencias. Qué se te entrega y cuándo se apaga lo dejamos por escrito antes de empezar.

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Para ti, dueño de la agencia

Las que suelen salir en la llamada: cuánto tienes que entrar, qué puedes delegar, cómo sabes que un cliente se enfría y qué pasa si un freelance se va.

De la página Lo que verás tú, desde el panel hasta el pago de cada freelance.

¿Cuánto tengo que entrar yo?: Lo que pasa por tus manos es aprobar las piezas que llegan a «Me toca», atender los escalados y, a fin de mes, aprobar costes y gastos. Lo demás lo mueve el portal y te lo cuenta el lunes.
¿Puedo delegarlo casi todo en un responsable?: Sí. El responsable aprueba, gestiona clientes, proyectos, personas y flujos, y recibe los escalados. Lo que no ve es lo que cobra cada persona, las finanzas, el informe ni los ajustes de emails y marca.
¿Cómo sé si un cliente se está enfriando?: Por su salud en el panel: de 0 a 100, con tendencia de verdad, calculada con una foto diaria. Y por su nota de 0 a 10 en la encuesta del portal, que ves con su comentario en la página de feedback. Si quieres medir esas mismas señales a mano antes de tener el portal, está en la guía Cómo saber que un cliente se enfría antes de que se vaya.
¿Puedo ver el portal como lo ve mi cliente?: Sí: abres el portal de cualquiera de tus clientes tal y como lo ve él. Es lo que enseñamos en la demo y lo que te conviene mirar antes de una reunión.
¿Qué pasa si un freelance se va?: Le quitas el acceso: al restablecer su contraseña se cierran todas sus sesiones y, si hace falta, lo borramos nosotros. Sus piezas, versiones y costes quedan en el historial.
¿Qué pasa cuando apruebo una pieza?: Pasa al siguiente paso de su flujo (en la plantilla sugerida, publicación) y queda registrado con tu nombre y la fecha. No se publica en ninguna red: la publica quien la publique hoy y marca el paso como hecho.
¿Y si en un cliente aprueban dos personas?: Invitas a las dos a su espacio, cada una con su acceso, y las dos ven las mismas piezas. La aprobación y las peticiones de cambios quedan con el nombre de quien las hizo, así que sabes de quién vino cada OK. El portal no pide dos aprobaciones ni un orden entre ellas: si quieres una sola voz, invita solo a esa persona o déjalo pactado en el brief. Cómo dejar por escrito quién aprueba, quién le sustituye y cuántas rondas incluye está en la guía Qué poner en un brief para que la pieza salga a la primera.
¿Y si un cliente pide cambios después de aprobar?: La aprobación no se borra: queda en el historial con su nombre, la fecha y la versión que aprobó. Si decides hacerlo, devuelves la pieza con correcciones, la nueva entrega es otra versión y la ronda se numera detrás de las anteriores, así que en la pieza se ve que estaba aprobada y cuántas vueltas lleva desde entonces. El portal no decide si esa vuelta se cobra: no factura. Eso va en el acuerdo con el cliente. Qué se puede cambiar después de aprobar y qué no, con el párrafo para el contrato, está en la guía Cómo ordenar las aprobaciones con tus clientes.
¿Y si llegamos tarde porque el cliente tardó en aprobar?: Queda escrito, pieza por pieza: cuándo se envió a aprobar y con qué plazo, cuándo contestó y quién, y cuánto estuvo en cada estado. Los recordatorios que le salieron están en el registro de envíos. Y no te enteras al final: la cola de aprobaciones va ordenada por vencimiento y, cuando se agotan los recordatorios, el portal os avisa al responsable de cuenta y a ti. En el informe ves cuánto tarda cada cliente en aprobar, de media, y cada cifra abre sus piezas. Lo que no hace es posponer la publicación por su cuenta: posponer es un botón del equipo, y qué pasa con la fecha se acuerda antes con el cliente. Qué mirar una vez al mes, qué clientes tardan más y qué cambiar entonces, el brief, el acuerdo o quien aprueba, está en la guía Cómo ordenar las aprobaciones con tus clientes.
¿Puedo cambiar el flujo de un cliente a mitad?: Sí. Editas su plantilla (pasos y personas) y puedes aplicarla también a las piezas abiertas. Y cada paso se puede marcar en nombre de otra persona, deshacer o devolver con correcciones.
¿Y las tareas que no pasan por el cliente?: Van en la misma lista o kanban, con los mismos estados y en la pestaña «Otras tareas», separadas de los contenidos. Cuelgan de un proyecto del cliente, retainer, puntual o interno, y él no las ve en su portal: solo ve lo que le llega a aprobar, su calendario y sus ficheros. El coste para el freelance nace igual con la tarea y pasa a «por pagar» al completarla. Lo que no mide el portal son los resultados de esas campañas: no se conecta con Meta, Google Ads ni Analytics. Cómo ve tu equipo esa lista, con «Me toca», los estados y la pestaña «Otras tareas», está en su recorrido Lo que verá tu equipo.
¿Puedo cambiar los textos de los emails?: Sí, asunto y cuerpo de cada uno, en español y en inglés, con envío de prueba y botón para restaurar los de serie. Salen con el nombre de tu agencia y responden a tu dirección.
¿Puedo sacar mis datos?: Gastos, costes y el informe se exportan a CSV cuando quieras. Una exportación completa de la instancia se pide; no hay botón. Y la instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios, en la UE.
¿Lo uso desde el móvil?: Es la web adaptada al móvil: el panel, la cola de aprobaciones y los hilos funcionan en el navegador del móvil. No hay app en las tiendas.

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Las que te hará tu cliente

Otra contraseña, qué pasa si no contesta a tiempo, si puede ver lo que aprobó hace tres meses y cuántos emails le van a llegar. Con la respuesta que puedes darle.

De la página Lo que verá tu cliente, desde el primer email hasta la pieza aprobada.

¿Tengo que instalar algo?: No. Se abre en el navegador, en el ordenador o en el móvil, en la dirección de la agencia.
¿Otra contraseña más?: Sí, una: la eliges tú al aceptar la invitación, de doce caracteres o más. Si la olvidas, la restableces por email.
¿Puedo aprobar desde el móvil?: Sí. Abres el email, ves la pieza y apruebas o pides cambios desde el navegador del móvil.
¿Qué pasa si no contesto a tiempo?: El portal te lo recuerda por email (por defecto, al día siguiente, a los tres días y a la semana) y después avisa a tu responsable en la agencia.
¿La agencia ve cuánto tardo en contestar?: Sí. Cada pieza guarda cuándo te llegó y con qué plazo, y cuándo aprobaste o pediste cambios, con tu nombre y la fecha. Tu respuesta a las aprobaciones también cuenta en la salud del servicio que ves en tu inicio. Tus pendientes están en tu inicio y, con su plazo, en Aprobaciones. Si un plazo se pasa, qué ocurre con la publicación lo tenéis acordado con la agencia: el portal solo lo deja escrito.
¿Puedo pedir cambios sin dar explicaciones?: No: para pedir cambios hay que escribir qué cambiar. Así el equipo sabe qué hacer y nadie tiene que llamarte para preguntarlo.
¿Y si cambio de opinión después de aprobar?: Escríbeselo a la agencia en los comentarios de la pieza. Tu aprobación queda en el historial con tu nombre, la fecha y la versión que aprobaste, y si la agencia hace el cambio verás la versión nueva junto a la anterior. Si ese cambio entra en lo acordado, lo decidís entre vosotros: eso no lo decide el portal.
¿Puedo ver lo que aprobé hace tres meses?: Sí. Cada aprobación queda guardada con tu nombre, la fecha y la versión, y cada pieza conserva todas sus versiones.
¿Y si le mando el OK a la agencia por WhatsApp, como siempre?: Puedes. Entonces la pieza la aprueba alguien de la agencia desde el portal, y en el historial consta su nombre, no el tuyo. Si quieres que conste que la aprobaste tú, pulsa el botón del email: es un toque y queda con tu nombre y la fecha.
¿Pueden entrar dos personas de mi empresa?: Sí. La agencia invita a cada una con su propio acceso; todas ven el mismo espacio. Si una aprueba o pide cambios, queda con su nombre, no con el de la empresa.
¿Os sigo mandando los materiales por email?: Sí, como hasta ahora. La Biblioteca del portal es para lo que la agencia te comparte a ti; tú la descargas.
¿Cuántos emails me van a llegar?: Uno cuando una pieza esté lista, los recordatorios si no contestas, un resumen los lunes y, si la agencia tiene tu fecha, una felicitación en tu cumpleaños. Todos desde el remitente de la agencia.
¿Veo lo que la agencia tiene pendiente conmigo?: Sí: en tu inicio están el calendario del mes, lo planificado para los próximos 30 días y los ficheros compartidos. Y para contarle, además, lo que ya has hecho por él cada mes: Cómo contarle a tu cliente lo que haces por él cada mes.

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Las que te hará tu equipo

Si tiene que mirar todas las tareas, cómo sabe qué cambiar cuando le devuelven una pieza, si el cliente ve lo que escribe y, si es freelance, cómo cobra.

De la página Lo que verá tu equipo, desde la invitación hasta la pieza completada.

¿Tengo que instalar algo?: No. Se abre en el navegador, en el ordenador o en el móvil, en la dirección de la agencia.
¿Tengo que mirar todas las tareas de la agencia?: No. Abres tus tareas con el filtro «Me toca» y ves solo los pasos que dependen de ti. Si eres editor, además solo ves tus tareas.
¿Tenemos que dejar el tablero que ya usamos?: No hace falta para empezar. Lo que tiene que estar en el portal es la pieza que el cliente aprueba: subes ahí tu versión y a él le llega el email. Si el dueño activa el flujo por pieza para ese cliente, además ves tus pasos con «Me toca». No se sincroniza con otro tablero: lo que lleves fuera sigue fuera.
¿Y mis tareas que no son piezas para un cliente?: Van en la misma lista, en la pestaña «Otras tareas», con los mismos estados que las piezas. Cuelgan de un proyecto del cliente, aunque sea interno, y el cliente no las ve en su portal. Si eres freelance, el coste nace igual con la tarea y pasa a «por pagar» cuando la completas.
¿Cómo sé qué cambiar cuando me devuelven una pieza?: Las correcciones vienen numeradas por ronda, y las del cliente van separadas de las internas. Y la nota del cliente queda en el historial de la pieza.
¿El cliente ve lo que escribo?: Solo lo que escribas en el hilo de la pieza a aprobar. La conversación de la tarea y las @menciones son internas y no salen al portal del cliente.
¿Puedo aprobar yo la pieza si el cliente me lo dice por teléfono?: Tú no: nadie aprueba su propia pieza. Lo hace el dueño o un responsable desde la cola de aprobaciones, y queda registrado con su nombre y la fecha, no con el del cliente.
Soy freelance: ¿cómo cobro?: Tu tarifa está puesta por tipo de pieza. El coste nace con la tarea, a tu nombre, y pasa a «por pagar» cuando la pieza se completa. No reclamas nada: el dueño ve lo pendiente por persona, lo aprueba y lo marca pagado. La regla de pago que conviene dejar por escrito al incorporar a cada freelance, con un mensaje para enviársela, está en la guía Cómo saber qué le debes a cada freelancer a fin de mes.
¿Y si adelanto un gasto, como un banco de imágenes o una fuente?: Lo envías desde el portal como gasto, con su categoría, el cliente y la divisa, y el dueño lo aprueba.
¿Puedo trabajar desde el móvil?: Es la web adaptada al móvil: las tareas, los hilos y las aprobaciones funcionan en el navegador del móvil. No hay app en las tiendas.
¿Puedo seguir usando mi Drive?: Sí. Si conectas tu Google, ves tus carpetas de Drive desde la Biblioteca (solo nombres y enlaces, y solo tú). Lo que va al cliente se sube a la Biblioteca de su espacio.
¿Cuántos emails me van a llegar?: «Te toca» cuando un paso dependa de ti, el aviso cuando el cliente decida sobre una pieza tuya, el resumen de la agencia los lunes y, si el dueño lo activa, uno al día con tus atrasos. Todos desde el remitente de la agencia.

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Seguridad y datos

Las que le llegan al dueño desde su cliente: dónde están los datos, quién los ve, si hay inteligencia artificial leyéndolos y qué pasa con ellos si lo dejas.

De la página Dónde están tus datos, quién los ve y qué falta todavía.

¿Dónde están mis datos?: En Fráncfort (Alemania), en la Unión Europea, en una instancia dedicada a tu agencia. No se comparten con otras agencias.
¿Quién de la agencia puede ver mis ficheros y mis piezas?: Las personas de tu agencia con acceso a su espacio, según su rol. Nadie de otro cliente: cada espacio está aislado.
¿Pueden ver mis datos otros clientes de la agencia?: No. Cada cliente solo ve su espacio, y esa separación está comprobada en el código con pruebas automáticas.
¿Hay inteligencia artificial que lea mis contenidos?: No. En el portal no hay ninguna función de inteligencia artificial.
¿Puedo descargar mis ficheros?: Sí, desde la Biblioteca de su espacio, mientras tenga acceso. No hay una exportación automática de todos los datos de una cuenta.
¿Y si olvido la contraseña o la comparto por error?: Se restablece por email con un enlace de un solo uso y, al hacerlo, se cierran todas las sesiones abiertas. El dueño de la agencia también puede restablecerla.
¿Reciben mis clientes emails de PortaliaFlow?: No. Los emails salen del remitente de tu agencia, con tu nombre, desde un dominio verificado y en el idioma de cada persona. PortaliaFlow no aparece.
¿Firmáis un contrato de encargo de tratamiento?: Lo vemos en la llamada y, si hace falta, se firma fuera del portal antes de empezar. Dentro del portal no hay ningún contrato que aceptar.
¿Qué pasa con los datos si dejo PortaliaFlow?: La instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios. Qué se te entrega y cuándo se apaga lo dejamos por escrito antes de empezar.

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