Lo que verás tú, desde el panel hasta el pago de cada freelance.

Tu primera pantalla: el panel

Al entrar ves el estado de todos tus clientes sin preguntar a nadie. Cada cliente tiene su fila.

Cuatro cifras

La salud de tus clientes, las aprobaciones pendientes, clientes activos y la cuota mensual que tienes registrada por cliente. Con filtro de los últimos 7, 30 o 90 días.

Salud por cliente

Cada cliente con su salud de 0 a 100 y su tendencia. Sale de cuatro cosas: cómo responde a las aprobaciones, su actividad, su nota de 0 a 10 y los atrasos de sus piezas. La tendencia se calcula con una foto diaria; si no hay historial, no se inventa.

La cola

Las piezas pendientes, aprobadas, con cambios o pospuestas, con su plazo y ordenadas por vencimiento. Y la actividad reciente del portal.

Cada cliente, un espacio

Con sus miembros, su responsable de cuenta, su cuota mensual, su estado (activo, pausado, completado o archivado) y sus proyectos dentro: retainer, puntual o interno, con presupuesto, moneda y fechas.

Como lo ve tu cliente

Puedes abrir el portal de cualquiera de tus clientes tal y como lo ve él: lo pendiente, su calendario, sus ficheros y su salud. Útil antes de una reunión.

Campana

Tus avisos: menciones, asignaciones, comentarios, aprobaciones y «te toca». Contador, los últimos diez y una página con filtros.

El panel también lo ven el responsable y el equipo; el informe, las finanzas y lo que cobra cada persona, no. Está en «Lo que solo ves tú».

Las cuatro cosas de las que sale la salud se pueden medir a mano desde hoy, sin portal. Cómo hacerlo, con una ficha mensual por cliente, está en la guía Cómo saber que un cliente se enfría antes de que se vaya.

Lo que pasa por tus manos

El portal mueve las piezas solo. Estas son las decisiones que te reserva a ti (o al responsable en quien delegues).

1. Una pieza espera tu aprobación

   En «Me toca» están las piezas que han pasado la revisión interna. Nadie aprueba su propia pieza: el último ojo antes del cliente es el tuyo o el del responsable. Apruebas, devuelves con correcciones numeradas, la pospones o, si procede, la apruebas y la das por publicada de una vez.

2. El cliente no contesta

   No tienes que escribirle. El portal le recuerda hasta tres veces (24, 72 y 168 horas por defecto; las cambias tú) y, cuando se agotan, os avisa a ti y al responsable de cuenta. Hay un tope de envíos para no agobiarle.

3. Alguien pide cambios

   Si el cliente pide cambios, tiene que escribir qué. Esa nota queda en el historial de la pieza, numerada por ronda y separada de las correcciones internas. Lo ves sin buscar ningún audio.

4. Hay que pagar a un freelance

   Cada pieza completada ya tiene su coste y su persona: nace con la tarea, a la tarifa que pusiste, y pasa a «por pagar» al completarse. Ves lo pendiente por persona y periodo, lo apruebas y lo marcas pagado. Nadie te reclama nada.

   Las tres reglas que lo hacen posible (tarifa por tipo de pieza por escrito, el coste con la pieza y qué cuenta como completada) se pueden fijar hoy, sin portal: están en la guía Cómo saber qué le debes a cada freelancer a fin de mes.

5. Alguien adelanta un gasto

   Lo envía desde el portal con categoría, cliente y divisa; lo apruebas tú (los tuyos se aprueban solos).

6. Entra o sale una persona

   Invitas por email con su rol, o le creas el acceso con una contraseña temporal. Cambias rol, tipo de empleo, tarifa, nómina o retainer y los clientes que ve desde su ficha. Si le restableces la contraseña, se cierran todas sus sesiones.

Lo que decides sobre una pieza queda con tu nombre y la fecha: quién aprobó qué y quién marcó qué paso.

Cómo montas tu agencia dentro

Lo que configuras una vez y luego trabaja solo. Nosotros montamos la instancia, el dominio y los colores; el resto lo tocas tú desde ajustes cuando quieras.

Clientes y proyectos

Creas cada cliente como un espacio, con su responsable de cuenta y su cuota mensual, y dentro sus proyectos. Un cliente que termina se marca completado o se archiva.

Personas y tarifas

Cada persona con su rol (responsable o editor), su tipo de empleo (contratada o freelance), su tarifa por tipo de pieza y, si quieres, su nómina mensual o su retainer. Importes que solo ves tú.

El flujo de cada cliente

Qué pasos sigue una pieza (producción, revisión, aprobación, publicación) y quién hace cada uno, por cliente. Hay dos plantillas sugeridas, Contenido y Ads, que editas, y puedes aplicar los cambios a las piezas abiertas. Se activa cliente a cliente.

Recordatorios y atrasos

Los tres recordatorios al cliente, con sus horas. Y, si lo activas, un email al día a cada persona con sus tareas fuera de plazo, con el margen que fijes. Viene apagado.

Los emails que salen

El nombre del remitente y la dirección de respuesta son los de tu agencia. Cada plantilla se edita en español y en inglés, se prueba y se puede restaurar. Y un registro de envíos te dice qué llegó, qué rebotó y qué se abrió.

Tu marca

Logo y favicon desde ajustes; se ven en el menú, en el login y en la pestaña. Título y subtítulo del login y tus propias páginas legales. El portal no muestra la marca PortaliaFlow.

Cada persona, tú incluido, elige español o inglés en su perfil; la interfaz y los emails le llegan en su idioma.

Lo que ves a fin de mes

Las cuentas de producción, sin hojas de cálculo. Y la producción de cada persona.

La cuota mensual por cliente es la que registras tú en su espacio; el portal no factura a tus clientes.

Si hoy el cierre de mes con tus freelancers sale de una hoja de cálculo, hay un método de cinco pasos con una plantilla de cierre por persona en la guía Cómo saber qué le debes a cada freelancer a fin de mes.

Lo que el portal envía sin que lo pidas

Lo que te llega a ti, para no tener que entrar a mirar, y lo que manda por ti. Los textos de cada email se cambian desde tus ajustes.

Lo que solo ves tú y lo que puedes delegar

Cuatro roles: dueño, responsable, editor y cliente. El responsable lleva el día a día; esto es lo que queda solo en tu pantalla.

Lo que todavía no está

Para que lo sepas antes de la llamada, no después.

Si tu agencia necesita alguna de estas, dínoslo en la llamada. La ficha completa de dónde están los datos y qué falta está en Seguridad y datos.

Estas son las que pasan por tus manos. La lista completa de lo que el producto no hace, con lo que hay en su lugar, está en Lo que no hace (todavía).

Preguntas que te harás tú

Las que suelen salir en la llamada. Con la respuesta corta.

¿Cuánto tengo que entrar yo?

Lo que pasa por tus manos es aprobar las piezas que llegan a «Me toca», atender los escalados y, a fin de mes, aprobar costes y gastos. Lo demás lo mueve el portal y te lo cuenta el lunes.

¿Puedo delegarlo casi todo en un responsable?

Sí. El responsable aprueba, gestiona clientes, proyectos, personas y flujos, y recibe los escalados. Lo que no ve es lo que cobra cada persona, las finanzas, el informe ni los ajustes de emails y marca.

¿Cómo sé si un cliente se está enfriando?

Por su salud en el panel: de 0 a 100, con tendencia de verdad, calculada con una foto diaria. Y por su nota de 0 a 10 en la encuesta del portal, que ves con su comentario en la página de feedback. Si quieres medir esas mismas señales a mano antes de tener el portal, está en la guía Cómo saber que un cliente se enfría antes de que se vaya.

¿Puedo ver el portal como lo ve mi cliente?

Sí: abres el portal de cualquiera de tus clientes tal y como lo ve él. Es lo que enseñamos en la demo y lo que te conviene mirar antes de una reunión.

¿Qué pasa si un freelance se va?

Le quitas el acceso: al restablecer su contraseña se cierran todas sus sesiones y, si hace falta, lo borramos nosotros. Sus piezas, versiones y costes quedan en el historial.

¿Qué pasa cuando apruebo una pieza?

Pasa al siguiente paso de su flujo (en la plantilla sugerida, publicación) y queda registrado con tu nombre y la fecha. No se publica en ninguna red: la publica quien la publique hoy y marca el paso como hecho.

¿Y si en un cliente aprueban dos personas?

Invitas a las dos a su espacio, cada una con su acceso, y las dos ven las mismas piezas. La aprobación y las peticiones de cambios quedan con el nombre de quien las hizo, así que sabes de quién vino cada OK. El portal no pide dos aprobaciones ni un orden entre ellas: si quieres una sola voz, invita solo a esa persona o déjalo pactado en el brief. Cómo dejar por escrito quién aprueba, quién le sustituye y cuántas rondas incluye está en la guía Qué poner en un brief para que la pieza salga a la primera.

¿Y si un cliente pide cambios después de aprobar?

La aprobación no se borra: queda en el historial con su nombre, la fecha y la versión que aprobó. Si decides hacerlo, devuelves la pieza con correcciones, la nueva entrega es otra versión y la ronda se numera detrás de las anteriores, así que en la pieza se ve que estaba aprobada y cuántas vueltas lleva desde entonces. El portal no decide si esa vuelta se cobra: no factura. Eso va en el acuerdo con el cliente. Qué se puede cambiar después de aprobar y qué no, con el párrafo para el contrato, está en la guía Cómo ordenar las aprobaciones con tus clientes.

¿Y si llegamos tarde porque el cliente tardó en aprobar?

Queda escrito, pieza por pieza: cuándo se envió a aprobar y con qué plazo, cuándo contestó y quién, y cuánto estuvo en cada estado. Los recordatorios que le salieron están en el registro de envíos. Y no te enteras al final: la cola de aprobaciones va ordenada por vencimiento y, cuando se agotan los recordatorios, el portal os avisa al responsable de cuenta y a ti. En el informe ves cuánto tarda cada cliente en aprobar, de media, y cada cifra abre sus piezas. Lo que no hace es posponer la publicación por su cuenta: posponer es un botón del equipo, y qué pasa con la fecha se acuerda antes con el cliente. Qué mirar una vez al mes, qué clientes tardan más y qué cambiar entonces, el brief, el acuerdo o quien aprueba, está en la guía Cómo ordenar las aprobaciones con tus clientes.

¿Puedo cambiar el flujo de un cliente a mitad?

Sí. Editas su plantilla (pasos y personas) y puedes aplicarla también a las piezas abiertas. Y cada paso se puede marcar en nombre de otra persona, deshacer o devolver con correcciones.

¿Y las tareas que no pasan por el cliente?

Van en la misma lista o kanban, con los mismos estados y en la pestaña «Otras tareas», separadas de los contenidos. Cuelgan de un proyecto del cliente, retainer, puntual o interno, y él no las ve en su portal: solo ve lo que le llega a aprobar, su calendario y sus ficheros. El coste para el freelance nace igual con la tarea y pasa a «por pagar» al completarla. Lo que no mide el portal son los resultados de esas campañas: no se conecta con Meta, Google Ads ni Analytics. Cómo ve tu equipo esa lista, con «Me toca», los estados y la pestaña «Otras tareas», está en su recorrido Lo que verá tu equipo.

¿Puedo cambiar los textos de los emails?

Sí, asunto y cuerpo de cada uno, en español y en inglés, con envío de prueba y botón para restaurar los de serie. Salen con el nombre de tu agencia y responden a tu dirección.

¿Puedo sacar mis datos?

Gastos, costes y el informe se exportan a CSV cuando quieras. Una exportación completa de la instancia se pide; no hay botón. Y la instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios, en la UE.

¿Lo uso desde el móvil?

Es la web adaptada al móvil: el panel, la cola de aprobaciones y los hilos funcionan en el navegador del móvil. No hay app en las tiendas.

Las de esta página y las de las demás, juntas: todas las preguntas, en una página

Tu rutina con el portal