Guía para agencias

Cómo ordenar las aprobaciones con tus clientes

Cinco pasos, una lista para marcar y cinco plantillas para copiar. Sirve con cualquier herramienta, también si hoy apruebas por email y chat. No hace falta PortaliaFlow para aplicarla.

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Acuerda las reglas antes de la primera pieza

La mayoría de los problemas de aprobación no nacen en la pieza: nacen en lo que nunca se dijo. Con cada cliente, por escrito y antes de empezar:

Una persona aprueba, con nombre y apellido. Y una suplente para cuando no esté.
Un plazo para responder desde que recibe la pieza, en días laborables, y qué pasa si se cumple sin respuesta: se entiende aprobada o se retrasa la publicación. Elige una de las dos y escríbela.
Cuántas rondas de cambios incluye cada pieza y qué cuenta como ronda: una lista de cambios enviada de una vez.
Un solo canal para aprobar. Lo que llegue por otro sitio se copia al canal oficial antes de tocar nada.
Qué se puede cambiar después de aprobar (una errata, sí) y qué no (el concepto o el mensaje).

Pide la aprobación de forma que se pueda dar

«¿Te parece bien?» en un audio no es una petición de aprobación. Una petición lleva todo lo que la persona necesita para decidir sin preguntar:

Una pieza por petición. «Aquí van las doce del mes» garantiza que alguna se quede sin respuesta.
Qué es, para qué canal y cuándo se publica.
Qué versión es y qué ha cambiado respecto a la anterior. Numera las versiones y no sobrescribas ficheros.
La fecha límite para responder, la del acuerdo.
Dos respuestas posibles: «Aprobado» o «Cambios» con la lista. Pídelas así, con esas palabras.

Cuando piden cambios

Los cambios infinitos casi nunca son culpa del cliente: vienen de cambios que llegan sueltos, a medias y sin confirmar.

Pide que lleguen escritos y juntos, en una sola lista. Tres mensajes y un audio no son una ronda: son tres.
Antes de tocar nada, devuelve la lista numerada tal como la has entendido y pide un «sí». Es un mensaje y ahorra una ronda.
Numera las rondas en la propia pieza (v2 · ronda 2 de 2) para que todo el mundo vea en cuál está.
Separa correcciones de cambios de concepto. Una errata se corrige; un «mejor otro enfoque» vuelve al brief y se cuenta aparte.
Cuando una pieza llega a la última ronda incluida, avísalo antes de empezarla, no después.

Cuando no contestan

Perseguir no es insistir más: es tener decidido de antemano cuándo se avisa, a quién se escala y qué pasa si sigue sin haber respuesta.

Tres recordatorios, no diez: al día siguiente, a los tres días y a la semana. Siempre con la fecha de publicación delante.
Cada recordatorio dice qué pasa si no hay respuesta: «si no lo tenemos el jueves, no sale el lunes». Sin reproches.
Si se agotan, sube de nivel: el responsable de cuenta llama o escribe a quien contrató el servicio. No un cuarto mensaje.
Aplica lo acordado en el paso 1. Si está escrito que se pospone, se pospone, y se dice.
Anota quién tardó cuánto. Un cliente que siempre tarda no es un problema de recordatorios: es un problema de acuerdo.

Deja registro de cada aprobación

Lo que no está escrito no se aprobó. Y lo que no se mide no se puede arreglar.

Por cada pieza: quién aprobó, cuándo, qué versión y por qué canal. Una línea en una tabla basta.
Guarda el mensaje de aprobación tal cual (copia o captura) junto a la versión final.
Si pidió cambios, guarda la lista y la ronda en la que llegó.
Una vez al mes, mira tres cosas: qué clientes tardan más en responder, qué piezas pasaron de las rondas incluidas y cuántas se pospusieron. Ahí está lo que toca cambiar: el brief, el acuerdo o la persona que aprueba.

Lo que puedes hacer esta semana, sin cambiar de herramienta

Escribir el párrafo de aprobaciones y mandárselo a los tres clientes con más vueltas.
Usar la plantilla de petición en la próxima pieza que envíes.
Devolver la lista numerada antes de hacer los próximos cambios.
Abrir la tabla de registro y rellenarla con las piezas de este mes.

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Si quieres que esto pase solo

Todo lo de arriba se puede hacer con email y una hoja de cálculo. PortaliaFlow lo hace por ti, en un portal con tu marca:

Cada pieza se envía con plazo y el cliente responde en la propia pieza: «Aprobado» o «Cambios». Pedir cambios exige una nota.
Tres recordatorios automáticos (al día siguiente, a los tres días y a la semana, configurables) y escalado al responsable de cuenta y a ti.
Cada entrega es una versión y cada ronda de correcciones queda numerada.
Queda quién aprobó, qué versión y cuándo, sin tabla aparte.
Los emails salen con el remitente de tu agencia, desde tu dominio.

Y para que tu cliente sepa qué se va a encontrar: Lo que verá tu cliente, desde el primer email hasta la pieza aprobada

Y en esa misma página, para hacer tú de cliente con una pieza de ejemplo y datos ficticios: Pruébalo: así aprueba tu cliente

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Y lo que no hace: no publica en redes, no factura y no sustituye el acuerdo con tu cliente.

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