Guía para agencias

Qué poner en un brief para que la pieza salga a la primera

Cinco preguntas que todo brief tiene que responder, una lista para marcar y cinco plantillas para copiar. Vale para un reel, un carrusel, un post, un vídeo o una página, y con cualquier herramienta. No hace falta PortaliaFlow para aplicarla.

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¿Qué pieza es y para cuándo?

La mitad de las piezas que vuelven con cambios no fallaron en la idea: fallaron en algo que nadie había escrito. Antes de pensar en el contenido, deja claro el encargo:

Tipo de pieza y canal. Un reel para una red social no es el vídeo de la web, aunque salgan de la misma grabación.
Formato exacto: duración o número de pantallas, vertical u horizontal, con o sin texto en pantalla, con o sin subtítulos.
Fecha de publicación y, contando hacia atrás, fecha de entrega del borrador y fecha límite para aprobar.
Para qué sirve esta pieza, en una frase: vender, dar a conocer, explicar, recordar. Si no cabe en una frase, son dos piezas.
Si forma parte de una campaña o de una serie, cuál y qué número hace.

¿Qué tiene que decir y a quién?

Un brief que dice «algo chulo sobre el nuevo servicio» va a volver con cambios. Uno que dice qué idea tiene que quedarse quien lo vea, casi nunca.

Una sola idea que debe quedarse quien la vea. Si hay tres, elige la primera y guarda las otras para otras piezas.
A quién le habla: no «a todo el mundo», sino la persona concreta que la agencia y el cliente tienen en la cabeza.
Qué queremos que haga después: guardar, comentar, entrar en un enlace, escribir, nada. Y el enlace o el texto de la llamada, exactos.
Qué no se puede decir ni mostrar: precios, promesas, competidores, palabras que el cliente evita, personas que no han dado permiso.
Los datos que tienen que ser exactos: nombres, cifras, fechas, direcciones, condiciones. Escritos en el brief, no de memoria.

¿Con qué materiales y qué referencias?

«Ya te paso las fotos» es la frase que más piezas retrasa. Lo que no está en el brief el día que empieza la pieza, no existe.

Qué entrega el cliente y para cuándo: fotos, vídeos, logo, textos legales, producto. Con nombre de fichero y dónde está cada cosa.
Qué pone la agencia: música, plantillas, fotos de archivo, locución. Escrito, para no discutirlo después.
La versión del manual de marca (o del logo) que vale hoy. Un logo antiguo es una ronda de cambios segura.
Dos o tres referencias de «así sí» y una de «así no», con una línea de por qué. Valen piezas anteriores del propio cliente.
Qué pasa si el material no llega a tiempo: se mueve la fecha o se hace con lo que hay. Decidido antes, no el día de la entrega.

¿Quién decide y cuántas vueltas incluye?

El brief también es un acuerdo. Si no dice quién aprueba y cuántas rondas hay, lo decidirá quien más insista.

Quién aprueba la pieza, por su nombre, y quién la sustituye. Una sola persona: el resto opina antes del brief, no después.
Quién responde las dudas durante la producción y en cuánto tiempo.
Cuántas rondas de cambios incluye y qué cuenta como ronda: una lista de cambios enviada de una vez.
Qué cuenta como cambio de concepto: tocar la idea, el público o el mensaje de la pregunta 2 es volver al brief, no una corrección.
Quién da el visto bueno al brief por el cliente y por la agencia. Un «ok» escrito al brief ahorra más rondas que cualquier plantilla.

¿Cómo sabremos que ha salido bien?

Si la única medida es «que le guste al cliente», cada pieza es una lotería. Escribe antes qué tiene que cumplir para estar aprobada.

Tres o cuatro criterios que se puedan comprobar: dice la idea de la pregunta 2, respeta la marca, cabe en el formato, lleva la llamada y el enlace, los datos son exactos.
Quién revisa dentro de la agencia antes de que lo vea el cliente, y con qué lista. Nadie revisa su propia pieza.
Al entregar, cuenta en dos líneas qué decisiones has tomado y por qué. Una pieza explicada se aprueba más que una pieza suelta.
Cuando vuelve con cambios, apunta en qué pregunta del brief estaba el hueco. Eso es lo que hay que arreglar en el próximo brief.
Una vez al mes, mira qué clientes y qué tipos de pieza vuelven más veces. Casi siempre es la misma pregunta sin responder.

Lo que puedes hacer esta semana, sin cambiar de herramienta

Coger la última pieza que volvió con cambios y ver cuál de las cinco preguntas no estaba respondida.
Usar la cabecera y el mensaje de la pieza en el próximo brief, aunque sea en un email.
Mandar el mensaje de materiales, con fecha, a los dos clientes que siempre «ya te lo pasan».
Pasar la lista antes de enviar a aprobar en todas las piezas de esta semana.

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Si quieres que esto viva en el mismo sitio que la pieza

PortaliaFlow no escribe el brief por ti y no tiene un módulo de briefs. Lo que sí hace es que todo lo que el brief decide quede pegado a la pieza, en un portal con tu marca:

Cada pieza lleva su tipo (reel, carrusel, vídeo, historia, post), su canal y su fecha en el calendario de contenidos, que el cliente también ve.
Los materiales y las referencias del cliente viven en su Biblioteca, por cliente y con enlaces temporales, no en un chat.
Las dudas se preguntan en la propia pieza: con el cliente, en el hilo de la aprobación; dentro del equipo, con @menciones que el cliente no ve.
El cliente aprueba o pide cambios en la propia pieza; pedir cambios exige una nota y cada ronda queda numerada junto a su versión.
Cada pieza sigue el flujo de su cliente (producción, revisión, aprobación, publicación) con una persona responsable en cada paso, y nadie aprueba su propia pieza.

Y para ver con una pieza de ejemplo y datos ficticios cómo pasa por producción, revisión, aprobación y publicación: Pruébalo: así avanza una pieza por tu equipo

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Y lo que no hace: no tiene formulario de brief, no redacta contenido, no publica en redes y no sustituye el acuerdo con tu cliente.

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