Lo que verá tu equipo, desde la invitación hasta la pieza completada.

Antes de que entre: la invitación

Nadie de tu equipo se registra en ningún sitio. Le invitas tú (o un responsable) con su rol, y le llega un email.

Quién le invita

Tú o un responsable, por email y con un rol: responsable o editor. El rol se cambia después desde la ficha de la persona.

Qué recibe

Un email desde el remitente de tu agencia, en su idioma, con el enlace para crear su contraseña.

Qué tiene que hacer

Abrir el enlace y elegir una contraseña de doce caracteres o más. Nada más.

Qué necesita

Un navegador, en el ordenador o en el móvil. No hay nada que instalar ni ninguna app que descargar.

Dónde entra

En la misma dirección que tus clientes (clientes.tuagencia.com), con tu logo. Según su rol ve el taller de la agencia, no el portal del cliente.

Si es freelance

La misma invitación. Tú le pones el tipo de empleo, su retainer si lo tiene y su tarifa por tipo de pieza; esos importes solo los ves tú.

Si prefieres crearle el acceso tú, puedes darle de alta con una contraseña temporal que tendrá que cambiar la primera vez que entre.

Su primera pantalla

Al entrar ve sus tareas. No un tablero con todo lo de la agencia: lo que depende de él, hoy.

«Me toca»

El filtro que deja solo los pasos que dependen de esa persona. Es lo primero que abre cada mañana.

Lista o kanban

Las tareas en lista o en tablero, por estado: Borrador, En curso, A corregir, Hecha, Aprobado y Completada. Agrupadas por persona si hace falta.

Contenidos aparte

Pestañas Todas, Contenidos y Otras tareas. Cada pieza lleva su tipo (reel, carrusel, vídeo, historia, post), sugerido por el título, y se filtra por tipo y por mes.

Calendario

Las entradas de cada día y canal, con su estado. Un clic en un día crea la entrada y la enlaza con su tarea.

Biblioteca

Los ficheros de cada cliente: sube hasta 25 MB por fichero (imágenes, PDF, Office, vídeo, zip), renombra, descarga. Si conecta su Google, ve también sus carpetas de Drive, solo él.

Campana

Sus avisos: menciones, asignaciones, comentarios, aprobaciones y «te toca». Contador, los últimos diez y una página con filtros.

Cada persona elige español o inglés en su perfil; la interfaz y los emails le llegan en su idioma.

Cómo saca adelante una pieza

Cada pieza sigue el flujo de su cliente, paso a paso, y cada paso tiene un responsable.

1. Le llega el trabajo

   Cuando un paso pasa a depender de él, la pieza aparece en «Me toca» y le llega el aviso «te toca» por email y en la campana.

2. Abre la pieza

   Ve el tipo de pieza, el cliente, la fecha, las versiones anteriores, quién más colabora y la conversación de la tarea. Si tiene una duda, menciona con @ a quien sea: ese hilo no llega al cliente.

3. Entrega

   Sube la nueva versión y marca su paso como «Hecho». La pieza avanza sola al siguiente responsable (revisión, aprobación, publicación). Cada entrega es una versión nueva y las anteriores siguen ahí.

4. Si vuelve

   Las correcciones llegan numeradas por ronda, y las internas van separadas de las del cliente. Sabe qué cambiar y en qué ronda va; no hay que buscar el audio.

5. La aprobación no es suya

   Nadie aprueba su propia pieza: el paso de aprobación lo hace el dueño o un responsable, nunca quien la produjo. Un responsable también puede marcar un paso en nombre de otra persona.

6. Al completar

   La pieza pasa a Completada (el responsable puede completar varias de golpe). Queda registrado cuánto ha pasado en cada estado. Y si quien entregó es freelance, su coste pasa a «por pagar».

Lo mismo que hace hoy, pero sin preguntar en el grupo dónde está cada cosa.

Si algo se atasca

El portal avisa a quien toca. Nadie tiene que perseguir a nadie.

Lo que le llega sin pedirlo

Todo sale del remitente de tu agencia, en su idioma. Los textos de cada email se cambian desde los ajustes de tu agencia.

Lo que un editor no ve y lo que no puede hacer

Hay cuatro roles en la agencia: dueño, responsable, editor y cliente. Un editor produce; esto es lo que queda fuera de su pantalla.

Lo que todavía no está

Para que no se lo prometas a tu equipo.

Si tu equipo necesita alguna de estas, dínoslo en la llamada: es mejor saberlo antes de montar nada. Qué poner en un brief para que la pieza salga a la primera

Esto es lo que afecta a tu equipo. La lista completa de lo que el producto no hace, con lo que hay en su lugar, está en Lo que no hace (todavía).

Preguntas que te hará tu equipo

Y la respuesta que puedes darles.

¿Tengo que instalar algo?

No. Se abre en el navegador, en el ordenador o en el móvil, en la dirección de la agencia.

¿Tengo que mirar todas las tareas de la agencia?

No. Abres tus tareas con el filtro «Me toca» y ves solo los pasos que dependen de ti. Si eres editor, además solo ves tus tareas.

¿Tenemos que dejar el tablero que ya usamos?

No hace falta para empezar. Lo que tiene que estar en el portal es la pieza que el cliente aprueba: subes ahí tu versión y a él le llega el email. Si el dueño activa el flujo por pieza para ese cliente, además ves tus pasos con «Me toca». No se sincroniza con otro tablero: lo que lleves fuera sigue fuera.

¿Y mis tareas que no son piezas para un cliente?

Van en la misma lista, en la pestaña «Otras tareas», con los mismos estados que las piezas. Cuelgan de un proyecto del cliente, aunque sea interno, y el cliente no las ve en su portal. Si eres freelance, el coste nace igual con la tarea y pasa a «por pagar» cuando la completas.

¿Cómo sé qué cambiar cuando me devuelven una pieza?

Las correcciones vienen numeradas por ronda, y las del cliente van separadas de las internas. Y la nota del cliente queda en el historial de la pieza.

¿El cliente ve lo que escribo?

Solo lo que escribas en el hilo de la pieza a aprobar. La conversación de la tarea y las @menciones son internas y no salen al portal del cliente.

¿Puedo aprobar yo la pieza si el cliente me lo dice por teléfono?

Tú no: nadie aprueba su propia pieza. Lo hace el dueño o un responsable desde la cola de aprobaciones, y queda registrado con su nombre y la fecha, no con el del cliente.

Soy freelance: ¿cómo cobro?

Tu tarifa está puesta por tipo de pieza. El coste nace con la tarea, a tu nombre, y pasa a «por pagar» cuando la pieza se completa. No reclamas nada: el dueño ve lo pendiente por persona, lo aprueba y lo marca pagado. La regla de pago que conviene dejar por escrito al incorporar a cada freelance, con un mensaje para enviársela, está en la guía Cómo saber qué le debes a cada freelancer a fin de mes.

¿Y si adelanto un gasto, como un banco de imágenes o una fuente?

Lo envías desde el portal como gasto, con su categoría, el cliente y la divisa, y el dueño lo aprueba.

¿Puedo trabajar desde el móvil?

Es la web adaptada al móvil: las tareas, los hilos y las aprobaciones funcionan en el navegador del móvil. No hay app en las tiendas.

¿Puedo seguir usando mi Drive?

Sí. Si conectas tu Google, ves tus carpetas de Drive desde la Biblioteca (solo nombres y enlaces, y solo tú). Lo que va al cliente se sube a la Biblioteca de su espacio.

¿Cuántos emails me van a llegar?

«Te toca» cuando un paso dependa de ti, el aviso cuando el cliente decida sobre una pieza tuya, el resumen de la agencia los lunes y, si el dueño lo activa, uno al día con tus atrasos. Todos desde el remitente de la agencia.

Las de esta página y las de las demás, juntas: todas las preguntas, en una página

Para avisar a tu equipo