Cómo es la puesta en marcha

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Las cuatro etapas

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Llamada de 20 minutos
Una conversación, no una presentación. Sirve para saber si PortaliaFlow encaja con cómo trabajáis.
Qué hacemos nosotros
- Escuchamos cómo se aprueba hoy el contenido y dónde se atasca.
- Te decimos claro qué hace el portal y qué no (no publica en redes, no factura, no tiene app nativa).
Qué haces tú
- Cuentas cuántos clientes y personas lo usarían, si hay freelancers y cómo se aprueba hoy.
- Traes las dudas que te frenan.
Qué sale de aquí
Saber si tiene sentido seguir. Si no encaja, te lo decimos en la misma llamada.
02
Demo guiada
Treinta minutos con el portal real y datos de ejemplo, desde la vista de tu agencia y desde la de tu cliente.
Qué hacemos nosotros
- Recorremos una pieza de principio a fin: se crea, pasa por el flujo, el cliente la aprueba desde el móvil y queda registrado.
- Enseñamos el panel, el calendario, la biblioteca y lo que ve el cliente cuando entra.
Qué haces tú
- Vienes con un caso tuyo real para verlo sobre el portal.
- Invitas a quien decide contigo, si no eres tú solo.
Qué sale de aquí
Un precio cerrado para tu agencia, según clientes y personas, y la lista de lo que necesitamos de ti.
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Montamos tu instancia
Tu agencia tiene su propio servidor, base de datos y almacenamiento en la UE. No es una cuenta en un sistema compartido.
Qué hacemos nosotros
- Desplegamos la instancia, el subdominio con su certificado y las copias diarias.
- Ponemos tu logo, favicon, colores, nombre, textos del acceso y enlaces legales.
- Configuramos el remitente de email con tu dominio y dejamos las plantillas de serie en español e inglés.
- Creamos tu cuenta de dueño y te la entregamos.
Qué haces tú
- Nos pasas la lista de más abajo (marca, dominio, personas, clientes).
- Quien gestione tu dominio añade los registros que te damos listos para copiar: uno para el subdominio y los del remitente de email.
Qué sale de aquí
Tu portal en clientes.tuagencia.com, con tu marca y tu remitente, y tu cuenta de dueño para entrar.
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Invitas a tu equipo y a tu primer cliente
Lo habitual es arrancar con uno o dos clientes y sumar el resto cuando el equipo ya le ha cogido el ritmo.
Qué hacemos nosotros
- Te acompañamos en el primer cliente: espacio, flujo, personas y primera pieza.
- Revisamos contigo las plantillas de email y los recordatorios antes de que salga el primero.
Qué haces tú
- Invitas a tu equipo por email con su rol: dueño, responsable o editor.
- Creas un espacio por cliente, eliges su flujo (las plantillas Contenido y Ads vienen de serie) e invitas a las personas que aprueban.
- Si hay freelancers, pones su tarifa por tipo de pieza.
Qué sale de aquí
La primera pieza aprobada por tu cliente en tu portal, con su nombre, su versión y la fecha.

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Lo que necesitamos de ti

Imprímela o guárdala y ve marcando. Nada de esto requiere a nadie técnico salvo los registros del dominio, que te damos listos para copiar.

Marca y dominio

Logo (preferiblemente en SVG o PNG con fondo transparente) y favicon.
Nombre de tu agencia tal y como quieres que lo vea tu cliente.
El subdominio que quieres usar, por ejemplo clientes.tuagencia.com.
Quién gestiona tu dominio (para añadir los registros que te daremos).
Título y subtítulo de la pantalla de acceso, si no quieres los de serie.
Las direcciones de tus términos y tu política de privacidad, para enlazarlas en el acceso.

Email

Nombre del remitente, por ejemplo «Tu Agencia» o «Equipo de Tu Agencia».
Dirección de respuesta: dónde llegará lo que contesten tus clientes.
Dominio desde el que saldrán los emails (normalmente el de tu agencia).

Personas

Lista del equipo con email, rol (dueño, responsable o editor) e idioma de cada uno.
En los editores, si son contratados o freelancers.
Para los freelancers, su tarifa por tipo de pieza (reel, carrusel, vídeo, historia, post), si quieres ver costes desde el principio.

Lo que verá cada persona del equipo el primer día, lo que un editor nunca ve y un mensaje listo para avisarles: Ver lo que verá tu equipo

Tu primer cliente (o los dos primeros)

Nombre del cliente y quién de tu equipo es su responsable de cuenta.
Email e idioma de las personas del cliente que aprueban.
Pasos de su flujo, si no te vale la plantilla Contenido de serie (producción, revisión, aprobación, publicación) y quién hace cada paso.
Cuota mensual que le facturas, solo si quieres verla en el panel.

Lo que verá tu cliente desde la invitación hasta la pieza aprobada, con un mensaje listo para avisarle: Ver lo que verá tu cliente

Decisiones que conviene tener tomadas

Cada cuánto recordar al cliente una aprobación pendiente (de serie: al día siguiente, a los tres días y a la semana).
Si quieres que cada persona reciba un email diario con sus tareas fuera de plazo (de serie viene apagado).
Si cambias el texto de algún email (invitación, «listo para tu aprobación», recordatorio) o dejas los de serie.

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Tu primer cliente, paso a paso

Lo que pasa desde que creas su espacio hasta que aprueba la primera pieza. Sin que tenga que instalar nada ni aprender una herramienta.

Antes de invitarle
Creas su espacio, le asignas responsable de cuenta y eliges su flujo. Puedes ver su portal tal y como lo verá él antes de que entre nadie.
La invitación
Le llega un email desde tu remitente, en su idioma, con el enlace para crear su contraseña. No hay registro: solo entra quien tú invitas.
Su primera pieza
Tu equipo crea la pieza en su calendario, con plazo y flujo. Cuando pasa a revisión, recibe «listo para tu aprobación» con el enlace.
Aprueba o pide cambios
Desde el móvil, en la propia pieza: ve las versiones y los comentarios, aprueba o escribe qué cambiar. Queda con su nombre y la fecha.
Si no contesta
El portal le recuerda tres veces desde tu remitente y, si sigue sin responder, avisa al responsable de cuenta y a ti.
Cada lunes
Recibe el resumen de su espacio por email. En su portal tiene el calendario del mes, lo planificado y los ficheros que le compartís.

Lo que no ve: otros clientes, tareas internas, costes ni las conversaciones de tu equipo.

Para enseñárselo antes de invitarle, con sus pantallas, sus emails y un mensaje listo para avisarle: Ver lo que verá tu cliente

Y para tocarlo antes de la llamada, con una pieza de ejemplo y datos ficticios, sin registro:

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Lo que no hace falta (y lo que no hacemos)

Para que no haya sorpresas después de la llamada.

No hay nada que importar

No existe importación de clientes ni de histórico, y no hace falta: se empieza con la siguiente pieza. Si quieres tener a mano piezas antiguas, se suben a la biblioteca de cada cliente.

No hay que instalar nada

Es web, también desde el móvil. No hay app nativa que descargar ni que mantener.

No hay alta automática

Cada agencia es una instancia que montamos nosotros. Por eso empezamos por la llamada y la demo.

Los colores se fijan al montarlo

Logo, favicon, nombre y textos del acceso los cambias tú desde ajustes. Los colores del portal los dejamos puestos al desplegarlo; cambiarlos después es un cambio que hacemos nosotros.

El dominio lo damos de alta nosotros

Tú solo añades los registros que te damos. El alta del subdominio y el certificado los hacemos nosotros; no hay un asistente que lo haga solo.

Hoy no hay doble factor ni acceso con Google

El acceso es con email y contraseña de doce caracteres o más, con restablecimiento por email y bloqueo tras varios intentos fallidos.

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Preguntas de la puesta en marcha

¿Cuánto tarda?

Depende de lo rápido que tengamos tu lista y los registros del dominio. No te damos un plazo genérico: te lo decimos en la llamada con tu caso delante.

¿Puedo empezar con un solo cliente?

Sí, y es lo que recomendamos. Creas su espacio, invitas a sus personas y empiezas con la siguiente pieza. El resto de clientes se suman cuando quieras, cada uno con su espacio.

¿Y si un cliente no quiere entrar en el portal?

Puedes aprobar tú en su lugar lo que te haya confirmado por otro canal. Queda registrado con tu nombre, no con el suyo, para que se sepa cómo se aprobó.

¿Mi equipo tiene que dejar lo que usa hoy?

No para empezar. Lo que tiene que estar en el portal es la pieza que el cliente aprueba: se crea, se sube la versión y a él le llega el email. El flujo paso a paso y «Me toca» los activáis cliente a cliente, cuando queráis; los avisos de atraso, solo si los enciendes. No se sincroniza con otros tableros: lo que llevéis fuera sigue fuera, y aquí solo hace falta lo que el cliente ve y aprueba.

¿Puedo cambiar el flujo después de empezar?

Sí. Las plantillas de flujo se editan desde ajustes, por cliente y por paso, y se pueden aplicar a las piezas que estén abiertas.

¿Puedo cambiar los textos de los emails y los recordatorios?

Sí. Cada plantilla se edita en español e inglés, con envío de prueba, y se puede volver a la de serie. Los tres recordatorios de aprobación se configuran en horas.

¿Qué pasa con mis datos si lo dejo?

La instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios, sin mezclar con otras agencias. Qué se te entrega y cuándo se apaga lo dejamos por escrito antes de empezar.

Las de esta página y las de las demás, juntas: todas las preguntas, en una página

De la primera llamada a la primera pieza aprobada en tu portal.