Dueño
Todo: clientes, equipo, flujos, finanzas, plantillas de email y ajustes de marca. Es el único que ve tarifas, nóminas y pagos.
Dónde están tus datos, quién los ve y qué falta todavía.
Lo que te va a preguntar un cliente (o su responsable de informática) antes de entrar en el portal, con la respuesta tal cual. Sin etiquetas de cumplimiento: hechos, y lo que no tenemos, dicho.
- Instancia dedicada en la UE
- Cifrado y copias diarias
- Lo que falta, por escrito
Ficha revisada en octubre de 2026 sobre la versión en producción.
Dónde están los datos
Cada agencia tiene su propia instancia. No es una cuenta en un sistema compartido con otras agencias: es tu servidor, tu base de datos y tu almacenamiento de ficheros.
- Región
- Fráncfort (Alemania), Unión Europea. Servidor, base de datos, ficheros y copias.
- Instancia
- Dedicada a tu agencia: servidor, base de datos y almacenamiento propios, dentro de una red privada.
- Base de datos
- Solo con los datos de tu agencia y de tus clientes. No se comparte con ninguna otra agencia.
- Ficheros
- Almacenamiento propio por agencia, cifrado en reposo. Cada subida y cada descarga se hacen con un enlace firmado que caduca.
- Dominio
- El portal se sirve en tu subdominio (clientes.tuagencia.com) con su certificado.
- Proveedor
- Accelera Nova Solutions SL (Madrid). Montamos la instancia, la operamos y respondemos de ella.
- Máquinas
- Una por agencia. No hay alta disponibilidad: si falla, se restaura desde la copia (ver «Copias y continuidad»).
Las cookies y la analítica de esta web (portaliaflow.com) son otra cosa y están en la política de privacidad.
Quién ve qué
Cuatro roles, cada uno con sus permisos. El alta es solo por invitación: nadie entra en tu portal si no le has invitado tú o un responsable.
Responsable
Crea espacios de cliente, gestiona tareas y flujos y aprueba piezas. No ve nóminas ni retainers del equipo.
Editor (equipo o freelancer)
Sus tareas y las piezas en las que participa. No aprueba lo que produce y no ve costes ni nóminas.
Cliente
Solo su espacio: aprobaciones, calendario, biblioteca y su salud. Nada de la agencia.
Lo que el cliente nunca ve
- Otros clientes de tu agencia.
- Las conversaciones internas del equipo en una tarea: las notas y las @menciones no salen al portal.
- Costes, tarifas, pagos a freelancers y finanzas.
- Botones de crear: su menú es Inicio, Aprobaciones, Contenido, Biblioteca e Integraciones.
Lo que queda registrado
- Cada aprobación, con persona, fecha y versión. Pedir cambios obliga a escribir una nota.
- Cada cambio de estado de una pieza, con quién lo hizo y cuándo.
- Cada email enviado: entregado, rebotado, con queja o abierto.
- Cada inicio de sesión: correctos, fallidos y bloqueados, con su dirección IP. Hoy no hay pantalla para consultarlos: se piden.
Cómo se protege
Lo que hay hoy en producción, sin adjetivos.
En tránsito
HTTPS con TLS 1.2 o superior entre el navegador y el portal, también desde el móvil.
En reposo
Discos y almacenamiento de ficheros cifrados. Las contraseñas se guardan con hash, no en claro; las credenciales de Google que alguien conecte, cifradas.
Contraseñas
Doce caracteres o más, con complejidad. Restablecimiento por email con enlace de un solo uso. Al cambiar o restablecer la contraseña se cierran todas las sesiones abiertas.
Intentos y perímetro
Límite de intentos en el acceso y bloqueo. Cortafuegos web con reglas gestionadas y límite por dirección IP. El servidor solo responde a los dominios de tu portal.
Ficheros
Hasta 25 MB por fichero (imágenes, PDF, documentos de oficina, vídeo, zip). Enlaces de subida y descarga firmados y con caducidad; nada es público.
Aislamiento por espacio
Cada petición se comprueba contra el espacio del cliente. El código que separa lo de cada cliente tiene pruebas automáticas.
Copias y continuidad
Qué pasa si algo se rompe.
Copia diaria de la base de datos
Cada día, de madrugada. Se guardan los últimos siete días en el servidor y, además, un archivo sin caducidad en almacenamiento cifrado dentro de la UE.
Copia diaria del disco
Instantánea diaria del disco completo del servidor, con siete días de retención.
Antes de cada cambio
Se hace una copia antes de cada actualización que toque la base de datos y antes de cada restauración.
Restauración probada
La restauración tiene su procedimiento y se prueba. No es solo «tenemos copias».
Alarmas
Si una copia no se hace, salta una alarma a nuestro equipo.
Lo que se perdería
La copia es diaria: en el peor caso, lo hecho desde la última copia. Sin alta disponibilidad: si cae el servidor, se restaura; no hay un tiempo de recuperación garantizado por contrato.
Limpieza automática
Las notificaciones leídas y los eventos antiguos se borran solos cada día. Los datos de trabajo (piezas, aprobaciones, ficheros) no se borran solos.
Lo que todavía no tenemos
Para que no se lo prometas tú a tu cliente.
Doble factor (MFA)
El acceso es con email y contraseña. No hay segundo factor ni llaves de seguridad.
Acceso con Google o Microsoft (SSO)
No hay inicio de sesión social ni corporativo.
Certificaciones
No tenemos ISO 27001 ni SOC 2, y no decimos «cumple el RGPD» como etiqueta. Te decimos dónde están los datos, cómo se protegen y qué falta.
Contrato de encargo dentro de la app
Si lo necesitas, lo vemos en la llamada y se firma fuera del portal, antes de empezar.
Exportación y borrado por el propio usuario
No hay botón de «descargar mis datos» ni de «borrar mi cuenta»: el borrado lo hace un administrador cuando se pide. Los ficheros sí se descargan desde la Biblioteca.
Alta disponibilidad
Una máquina por agencia. Ante un fallo se restaura desde la copia; no hay una segunda máquina esperando.
Cifrado de extremo a extremo hasta el servidor
El cifrado cubre del navegador a nuestra red de entrega. El último tramo, dentro de la red privada, va sin cifrar.
Pantalla del registro de accesos
Los accesos se registran, pero hoy no hay pantalla para verlos: se piden.
Si alguna de estas te la exige un cliente, dínoslo en la llamada: es mejor saberlo antes de montar nada.
Esto es solo la parte de seguridad. La lista de todo lo que el producto no hace, con lo que hay en su lugar, está en Lo que no hace (todavía).
Preguntas que te hará tu cliente
Las que suelen llegar al dueño de la agencia, con la respuesta que puedes dar.
- ¿Dónde están mis datos?
- En Fráncfort (Alemania), en la Unión Europea, en una instancia dedicada a tu agencia. No se comparten con otras agencias.
- ¿Quién de la agencia puede ver mis ficheros y mis piezas?
- Las personas de tu agencia con acceso a su espacio, según su rol. Nadie de otro cliente: cada espacio está aislado.
- ¿Pueden ver mis datos otros clientes de la agencia?
- No. Cada cliente solo ve su espacio, y esa separación está comprobada en el código con pruebas automáticas.
- ¿Hay inteligencia artificial que lea mis contenidos?
- No. En el portal no hay ninguna función de inteligencia artificial.
- ¿Puedo descargar mis ficheros?
- Sí, desde la Biblioteca de su espacio, mientras tenga acceso. No hay una exportación automática de todos los datos de una cuenta.
- ¿Y si olvido la contraseña o la comparto por error?
- Se restablece por email con un enlace de un solo uso y, al hacerlo, se cierran todas las sesiones abiertas. El dueño de la agencia también puede restablecerla.
- ¿Reciben mis clientes emails de PortaliaFlow?
- No. Los emails salen del remitente de tu agencia, con tu nombre, desde un dominio verificado y en el idioma de cada persona. PortaliaFlow no aparece.
- ¿Firmáis un contrato de encargo de tratamiento?
- Lo vemos en la llamada y, si hace falta, se firma fuera del portal antes de empezar. Dentro del portal no hay ningún contrato que aceptar.
- ¿Qué pasa con los datos si dejo PortaliaFlow?
- La instancia es tuya: servidor, base de datos y ficheros propios. Qué se te entrega y cuándo se apaga lo dejamos por escrito antes de empezar.
Las de esta página y las de las demás, juntas: todas las preguntas, en una página
Si te lo preguntan por email
Respuesta lista para copiar (sin nombrarnos: el portal lleva tu marca)
Hola [nombre]. Sobre la pregunta de tus compañeros de informática: el portal donde aprobáis las piezas está en una instancia dedicada a nuestra agencia, alojada en la Unión Europea (Fráncfort). Servidor, base de datos y ficheros son nuestros y no se comparten con otras empresas.
La conexión va cifrada (HTTPS), los discos y los ficheros están cifrados y hay copia de seguridad diaria con restauración probada. Solo entran las personas a las que invitamos, cada una con su rol, y vosotros solo veis vuestro espacio. Cada aprobación queda registrada con nombre y fecha.
Lo que hoy no tiene: doble factor ni acceso con Google, y no tiene certificaciones ISO. Si necesitáis algo por escrito, lo pedimos al proveedor y os lo pasamos.
Pregúntanos lo que te pregunte tu cliente.
Si tu cliente tiene requisitos concretos, tráelos a la llamada: te decimos qué cumplimos hoy y qué no, antes de montar nada.
Solicitar demoEsta ficha se actualiza cuando cambia el producto. Lo que no está aquí, no lo prometemos.
Seguridad y datos de PortaliaFlow · portaliaflow.com/es/seguridad-y-datos