Veinticinco plantillas para copiar, de las cinco guías.
Los mensajes, tablas y listas que salen en las cinco guías, juntos en una página para no tener que buscarlos. Lo que va entre corchetes lo cambias tú, y el tono también. Sirven con email, chat y una hoja de cálculo. No hace falta PortaliaFlow para usarlas.
Para dueños y responsables de cuenta
Se copian con un botón
Sin registro ni formulario
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Aprobaciones
Para acordar las reglas con cada cliente, pedir una aprobación que se pueda dar, contestar a los cambios, recordar sin perseguir y dejar registro.
Aprobaciones. [Nombre] aprueba cada pieza en nombre de [cliente]; en su ausencia, [nombre de la persona suplente]. Cada pieza se envía con una fecha límite de respuesta de [n] días laborables. Si no hay respuesta en ese plazo, la publicación se pospone hasta recibirla.
Cada pieza incluye [n] rondas de cambios. Una ronda es una lista de cambios enviada de una vez por el canal acordado ([canal]). Los cambios de concepto después de la aprobación se tratan como una pieza nueva.
Hola, [nombre]. Sigue pendiente [pieza] ([canal], se publica el [fecha]). Necesitamos tu «Aprobado» o tus «Cambios» antes del [fecha límite]; si no, la publicación pasa al [fecha nueva]. Lo tienes aquí: [enlace].
Para que la pieza salga a la primera: la cabecera del brief, el mensaje de la pieza, pedir los materiales, el acuerdo y la lista antes de enviar a aprobar.
Hola, [nombre]. Para [pieza] (se publica el [fecha]) necesitamos antes del [fecha] estos materiales: [lista, con formato de cada uno]. Súbelos a [sitio] con el nombre [cliente-pieza-fecha]. Si ese día no los tenemos, la publicación pasa al [fecha nueva].
Dice la idea del brief en los primeros segundos o en la primera pantalla · Formato y duración correctos · Logo y marca de la versión actual · Llamada y enlace comprobados · Nombres, cifras y fechas revisados contra el brief · Nada de la lista de «no decir» · Revisado por alguien que no la hizo · Nota de entrega con qué se ha decidido y por qué
[Cliente] · Entra: [cada semana / alguna vez / nunca] · Comenta: [sí / poco / no] · Quién: [nombres] · Reuniones: [las mantiene / las mueve / manda a otra persona] · Respecto al mes pasado: [igual / menos / más]
Hola, [nombre]. Una pregunta rápida para hacerlo mejor: del 0 al 10, ¿recomendarías [agencia] a alguien como tú? Y si quieres, en una línea: ¿qué cambiarías? Es un momento y lo leo yo. Gracias.
[Cliente] · Piezas fuera de plazo: [n] · Por material del cliente: [n] · Por aprobación del cliente: [n] · Por la agencia: [n] · Fechas movidas: [n] · ¿Se ha quejado alguien? [sí / no]
Hola, [nombre]. Para no hablarlo pieza a pieza, estas son tus tarifas desde el [fecha]: reel [importe] · carrusel [importe] · vídeo [importe] · historia [importe] · post [importe]. Incluyen [n] rondas de cambios; a partir de ahí lo hablamos antes de seguir. Los materiales los pone el cliente. ¿De acuerdo? Contéstame a este mensaje y lo doy por cerrado.
Una pieza pasa a «por pagar» cuando [se entrega / el cliente la aprueba / se publica], y como máximo a los [n] días de entregarla. Lo pendiente se cierra el día [n] de cada mes y se paga por transferencia antes del [día]. Si una pieza se cancela después de hecha, se paga igual.
Hola, [nombre]. Cierre de [mes]: [n] piezas completadas ([pieza · cliente · importe, una por línea]), gastos aprobados [importe] y retainer [importe]. Total: [importe]. Si ves algo que no cuadra, dímelo antes del [fecha]; se paga por transferencia el [fecha]. Gracias por este mes.
Para que tu cliente sepa lo que haces por él sin un informe de veinte páginas: el guion del resumen, el calendario, los pendientes, la línea semanal y la reunión.
Publicado este mes: [pieza · canal · fecha] · En marcha: [pieza · estado · sale el] · Pendiente de tu lado: [qué · desde cuándo · para cuándo] · El mes que viene: [pieza · canal · fecha prevista].
Fecha · Pieza · Canal · Estado (borrador / en revisión / aprobada / programada / publicada) · Quién la aprobó · Fecha de aprobación · Versión final (enlace)
Hola, [nombre]. Para seguir con [pieza] nos falta [qué]. Lo pedimos el [fecha] y lo necesitamos antes del [fecha límite]; si no llega, [qué pasa]. En cuanto lo tengamos, [siguiente paso]. Gracias.
Semana del [fecha] · Publicado: [piezas] · En marcha: [piezas y estado] · Pendiente de tu lado: [qué, para cuándo] · La semana que viene: [qué sale] · ¿Alguna pregunta? [sí / no, y cuál]
Reunión [mes] · 1. Lo que ha pasado: [resumen en una línea] · 2. Pendiente de tu lado: [lista] · 3. Lo que viene y qué decidimos: [decisiones, responsable, fecha] · 4. Qué cambiarías: [lo que dijo, tal cual].
Enviado el [fecha] a [nombres]. Si algo no es así, dímelo y lo corrijo.
Si quieres que la mitad de estos mensajes no haga falta
Todas las plantillas se pueden mandar a mano, con cualquier herramienta. PortaliaFlow hace solo lo que se repite, en un portal con tu dominio y tu logo:
La petición de aprobación y el recordatorio los manda el portal: un email con tu remitente y el enlace a la pieza, dos botones (aprobar o pedir cambios), tres recordatorios con plazo y, si se agotan, el escalado al responsable de cuenta y a ti.
Pedir cambios exige una nota y cada ronda queda numerada junto a su versión. La tabla de registro la llevas sin tabla: quién aprobó, qué versión y cuándo quedan en la propia pieza.
La nota del cliente no hay que pedirla por mensaje: puntúa de 0 a 10 y comenta desde su portal, y la salud de cada cliente sale sola de las cuatro señales de la guía.
La ficha de coste, los gastos y el cierre de mes salen de lo que ya pasa: el coste nace con la tarea a la tarifa de quien la hace, pasa a «por pagar» al completarse y lo ves por persona y periodo.
El resumen semanal le llega a cada cliente cada lunes por email, con tu remitente, y a tu equipo el de la agencia; el calendario del mes con el estado de cada pieza lo ve en su portal.
Pruébalo tú antes de pedir nada, con una pieza de ejemplo y datos ficticios, sin registro:
Y lo que sigue siendo tuyo: el brief, el acuerdo de tarifas, el orden del día de la reunión y las reglas con cada cliente los sigues escribiendo tú. PortaliaFlow no tiene módulo de briefs, no redacta mensajes, no envía encuestas por email, no mueve dinero ni emite facturas y no genera informes en PDF.
Plantillas de PortaliaFlow, portal de clientes para agencias · portaliaflow.com/es/plantillas · Puedes compartirlas con tu equipo.
